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REGLAMENTO, MECANISMO Y COMUNICACIÓN GANADORES ¿USTED NO SABE QUIEN SOY YO?

  1. REGLAMENTO DE LA PROMOCIÓN
    • 1.1 Para participar en la promoción y los sorteos, es obligatorio que los asociados cumplan con todos los parámetros establecidos en el numeral 4 (condiciones para participar a la fecha de corte) del documento de la promoción.
      1. Ser asociado(a) a la Cooperativa.
      2. Tener los datos actualizados: Se exigirá tener los datos actualizados en la Cooperativa.
      3. Estar al día en el pago de las cuotas estatutarias de aportes sociales y ahorro permanente. Los asociados que tengan dos (2) SMMLV o más en Aportes Sociales o distribuidos así: Aportes sociales y ahorro permanente, se tomaran en estado al día. Se exceptúa de este parámetro el asociado ganador que en el mes

    • 1.2 Se asignarán un (1) número para cada asociado adulto que a la fecha de cada corte cumpla con los parámetros establecidos en el numeral 1.1.  
    • 1.3 Si el asociado se encuentra inscrito al programa ORGULLOSOS UTRAHUILCA y cumple con los parámetros establecidos en el numeral 1.1. recibirá un (1) número adicional por cada 50 puntos naranja acumulados a corte del 31 de mayo de 2017 para participar en los sorteos.
    • 1.4 En el caso de convertir los puntos naranja a números para participar y de esta operación quedara un saldo inferior a los 50 puntos no se acumularán para futuras promociones ya que el programa de vinculación solidaria ORGULLOSOS UTRAHUILCA finalizó la asignación de puntos naranja el 31 de mayo 2017.
    • 1.5 Es obligatorio que a la fecha de cada corte y en la fecha de realización del sorteo las personas ganadoras estén asociadas a la Cooperativa.
    • 1.6 La Cooperativa tomará como referencia la siguiente fecha de corte:
      1. La fecha de corte para el segundo sorteo octubre, será el 30 de septiembre de 2017.
    • 1.7 Se asignará el siguiente calendario de sorteos
      1. Sorteo 21 de octubre 2017 a las 10:00 am en todas las agencias de la Cooperativa, en el sitio que oportunamente se informará a los asociados.
    • 1.8 El plan de premios aprobado para la promoción se encuentra relacionado en el numeral (8) documento de la promoción, siendo el siguiente:
      1. Plan de premios Sorteo 21 de octubre 2017

 

DESCRIPCION DEL PREMIO

CANTIDAD

Motos cc entre 90 cc y 115 cc

21

bicicletas todoterreno

60

  • 1.10 La distribución de las motos y bicicletas se realizará de la siguiente manera:
    1. Una moto para cada agencia a excepción de Neiva Centro la cual contará con dos (2) motos.
    2. Las bicicletas se distribuirán para cada agencia de acuerdo al porcentaje de participación de asociados de cada agencia frente al total.
  • 1.11 La Cooperativa asumirá el costo de los impuestos generados como son la retención en la fuente generada por loterías, rifas y apuestas similares sobre los premios a sortear.
  • 1.12 Los asociados ganadores de las motos, asumirán los costos que involucran matrícula, licencia de tránsito y expedición del SOAT. La Cooperativa entregará  los documentos de factura, importación y garantía por parte del concesionario.
  • 1.13 Para la entrega del premio (moto), el premio se entregará directamente y obligatoriamente al asociado ganador, una vez legalice los requisitos como: Licencia de tránsito, placa de la moto ante el organismo de tránsito, adquiera y presente el SOAT en la agencia donde se encuentra el premio. La moto puede quedar registrada a nombre propio o de un tercero, en caso tal la agencia deberá solicitar un documento escrito y autenticado en una Notaria donde el asociado indique todos los datos de la moto (marca cilindraje, numero motor, numero de chasis, color, cilindraje, declaración de importación) y manifieste que gano el premio en UTRAHUILCA y que cede el premio a un tercero, el cual será la persona que figurara como propietario en la licencia de tránsito y SOAT. Para poder registrar la moto ante el organismo de transito el asociado ganador o tercero debe estar registrado en el RUNT, tener pase de segunda categoría y no tener multas o comparendos vigentes.
  • 1.14 Los asociados  ganadores tienen plazo hasta el 15 de noviembre para presentar la licencia y el SOAT para realizar la entrega de la moto en la agencia donde salió ganador.  En caso de no presentar la  documentación descrita en el punto anterior, UTRAHUILCA podrá hacer uso del premio (moto) para volver a realizar el sorteo. En caso que se presentara esta situación se realizaría el proceso de selección del ganador con fecha corte del 31 de octubre de 2017.
  • 1.15 Las garantías de los premios entregados serán atendidas directamente por el proveedor y la Cooperativa se exonera de responsabilidad alguna. Para dar cumplimiento a lo anterior la Cooperativa entregará al asociado ganador las facturas y documentos requeridos para solicitar la garantía al proveedor y a través de un acta de entrega comprobará al asociado ganador el buen estado del premio otorgado.
  • 1.16 La Cooperativa se reserva el derecho a remplazar los premios o incentivos y a limitar la cantidad de los incentivos, en los eventos que sean necesarios y que por circunstancias ajenas obliguen a la Cooperativa a modificar el plan de premios o incentivos, los premios e incentivos nuevos guardarán el mismo valor del premio o incentivo remplazado. En caso de presentarse este punto se informará la modificación al público en general con debida anticipación.
  • 1.17 La Cooperativa se reserva el derecho a modificar las fechas de corte, sorteo, entrega de premios e incentivos y lugares para realizar dichas actividades, en pro de dar cumplimiento y transparencia de los mismos. En caso de presentarse este punto se informará la modificación al público en general con debida anticipación.
  • 1.18 Las imágenes de los premios publicitados no necesariamente corresponden a los premios reales.
  • 1.19 Con el ánimo de democratizar el número de ganadores, un asociado NO puede ser ganador dos veces en el sorteo aquí contemplados.
  • 1.20 Se les pedirá a los asociados ganadores autorización a través del acta de entrega y del formato DC-F-311, para que la Cooperativa pueda publicar y difundir sus datos personales, imágenes y voces para fines netamente publicitarios relacionados con esta promoción en medios internos y externos, material publicitario y en los medios y formas que UTRAHUILCA disponga.
  • 1.21 La participación en esta promoción implica el conocimiento y aceptación de este reglamento y del reglamento del programa de vinculación solidaria orgullosos UTRAHUILCA.
  • 1.22 No participan en el sorteo los Funcionarios con cualquier tipo de contrato y asociados que pertenezcan al Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Comité de Apelaciones y Revisoría Fiscal. 
  • 1.23 Los premios entregados a los asociados ganadores no podrán ser canjeados por efectivo.
  1. MECANISMO DEL SORTEO
  • 2.1. La Cooperativa organizará una base de datos por agencia de todos los asociados que cumplan con los parámetros y que contengan los números asignados para que participen en el sorteo.
  • 2.2. En todos los casos en la base de cada agencia se asignarán números consecutivos, comenzando desde el 000001 hasta el último asociado que cumpla con los parámetros para el sorteo en la base de la agencia.
  • 2.3. El mecanismo para elegir a los ganadores es a través de un programa aleatorio sistematizado, el cual indicara las instrucciones para realizar el sorteo, donde  se captura un número al azar y al dar  “click” el sistema seleccionará aleatoriamente un número ganador, el cual indica instantáneamente la identificación y nombre del ganador. El archivo contará con una clave de acceso que sólo se le entregara al Delegado o miembro de la Junta de Vigilancia o Funcionario de la Revisoría Fiscal  el día del sorteo, después de haber leído las instrucciones del sistema.
  • 2.4. Estas bases de datos y el sistema aleatorio serán auditadas y certificadas con anterioridad por un funcionario o representante de la junta de Vigilancia o funcionario de La revisoría Fiscal de la Cooperativa.
  • 2.5. El día del sorteo se hará presente un delegado a la Asamblea General de asociados vinculado a la agencia y se invitará a un miembro de los organismos directivos de la Cooperativa vinculado a la agencia, con el propósito de dar trasparencia al sorteo y verificar que se haya dado cumplimiento a lo escrito en este reglamento de la promoción. Adicionalmente, para las agencias de Neiva se hará invitación a la Junta de Vigilancia y Revisoría Fiscal de la entidad para que hagan presencia.
  • 2.6. Para una total transparencia en el sorteo, se solicitará a los asociados que estén en la agencia o en lugar asignado para la realización del sorteo, que sean ellos los que otorguen los números que se insertarán en el programa aleatorio, con el propósito de hallar el ganador.
  • 2.7. El día del sorteo solo se validara que el asociado cumpla con los parámetros establecidos para participar en la promoción, estipulados en el numeral 1.1. Se exceptúa de este parámetro el asociado ganador que en el mes del sorteo deba únicamente el valor mensual de aportes sociales/ahorro permanente correspondiente a este periodo.
  • 2.8. En caso que en el sorteo salga favorecido un asociado (a) que no reúna los requisitos exigidos en este reglamento, se procederá a buscar un nuevo ganador. Se realizará el sorteo tantas veces sea necesario hasta que el premio quede en poder de un asociado. 
  • 2.9. Una vez finalizado el sorteo deberán quedar los registros de información de los nombres y apellidos, números ganadores, relación de premio(s) del (os) ganador (es), en el acta y planilla del sorteo (anexo 1).
  • 2.10. COMUNICACIÓN DE LOS GANADORES:
    • Una vez que se determinen el la (os) ganador (es), UTRAHUILCA se comunicará con el asociado  y le indicará las condiciones de entrega del premio, como la fecha, hora y lugar en que le hará  entrega del premio.
    • Los asociados ganadores que NO puedan ser contactados, serán convocados durante dos (2) días a través del programa institucional Dimensión Cooperativa que se transmite de lunes a viernes a las 7.30 a.m. por la emisora HJ2K y sus nombres serán publicados en las carteleras instituciones durante ocho (8) días hábiles después del sorteo.
    • La Cooperativa publicará a través de los diferentes medios internos, la relación de los asociados(a) ganadores.
    • Todos los gastos en que incurran los asociados ganadores para su traslado y estadía cuando se acerquen a reclamar, retirar o hacer uso de su premio estarán a cargo de los ganadores.
    • En cuanto se elija un ganador, se realizará un comunicado oficial dirigido al mismo, donde se le informará sobre la entrega del premio.
    • Para reclamar el premio, el asociado deberá acercarse a la agencia con su identificación, presentar la documentación exigida por la Cooperativa y diligenciar el acta de recibido del (os) premio (s) DC-F-311 o DC-F-312 según el caso.
    • El asociado tendrá un plazo máximo reglamentado por la Cooperativa de veinticinco (25) días calendario, a partir de la fecha en que se le comunique que ha resultado favorecido con el premio del sorteo, para llevar y diligenciar estos formatos en la agencia en donde está asociado.
    • Cuando el premio o incentivo no es reclamado por el asociado ganador dentro del tiempo estipulado, la Cooperativa destinará el premio para otros propósitos o volverá a sortearse.
  • 2.11. Aplican Condiciones y Restricciones que UTRAHUILCA crea convenientes para el normal desarrollo del Programa. El reglamento de la promoción será publicado en la página de internet www.utrahuilca.coop y las carteleras informativas de la Cooperativa

 

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Modificado por última vez en Miércoles, 19 Julio 2017 16:09